تبسيط العمليات وإجراءات العمل

المقدمة:

"الرجوع إلى الأساسيات" هو الموضوع الرئيسي لهذه الدورة التفاعلية والتي مصممة لمساعدة المشاركين على تبسيط العمليات والإجراءات المؤسسية، تزود هذه الدورة المشاركين بأفضل الممارسات العالمية ، وتساعدهم على فهم أسباب التعقيد وتحديد مجالات التحسين من خلال التركيز على القضاء على أسباب النفايات وتبسيط الإجراءات وتوحيدها وأتمتة الفرص، سيتعلم المشاركون في هذه الدورة أيضًا أدوات تخطيط العمليات والإجراءات ، وتحديد المشاكل وتحسين الفرص، كما تقدم أدوات التدريب العملي المختلفة للمشاركين فرصة لنقل هذه المعرفة لمؤسستهم والحصول على نتائج فورية.

الفئات المستهدفة:

• المدراء والمشرفون.
• الموظفون الذين يشاركون في تصميم وتبسيط إجراءات العمل.
• المستخدمون النهائيون لهذه الإجراءات.
• كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

الأهداف التدريبية
في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركين قادرين على:

• معرفة مبادئ التصميم المؤسسي وعلاقة تلك المبادئ بمستوى التعقيد.
• تحديد الآثار المترتبة على السياسات والإجراءات المعقّدة في المؤسسات.
• استخدام تقنيات مخططات تدفق العمليات ومخططات العمل.
• مقارنة الأدوات المختلفة للتبسيط ووضع المخططات.
• تحليل وتوزيع مهام العمل بفعالية بين موظفي وحدات المؤسسة.
• إدراك أهمية تصميم المكتب والعمليات في تحسين مستوى الكفاءة المؤسسية.

الكفاءات المستهدفة

• عقلية التبسيط.
• عملية رسم الخرائط.
• فهم الهدر.
• التصميم التنظيمي.
• تعزيز الإنتاجية.
• تبسيط وتصميم وتخطيط الإجراءات.

محتوى الدورة
الوحدة الأولى، دور العملية الإدارية والتصميم المؤسسي:

• العلاقة بين التخطيط والتحكم
• التأثيرات التي تؤثر على التنظيم وصياغة الاجراءات
• ما هو التخطيط؟
• التخطيط والأداء
• أنواع الخطط
• التنظيم
• التوجيه
• التحكم / المراقبة
• أنواع التحكم
• مبادئ التصميم المؤسسي
• خطوات إعداد المخطط الهيكلي التنظيمي
• أخطاء تصميم الهيكل التنظيمي

الوحدة الثانية، السياسات والإجراءات:

• التعريفات والمفاهيم
• الأهداف المرجوة من الإجراءات
• الاعراض التي تشير إلى وجود إجراءات معقدة
• تعريف تبسيط الإجراءات
• أهداف تبسيط العمل
• أسلوب تطوير الإجراءات الفعالة
• تعريف الإنتاجية
• اسباب الانتاجية الضعيفة
• كيفية تحسين الإنتاجية

الوحدة الثالثة، منهجيات وأدوات تحليل وتبسيط وتحسين الإجراءات والعمليات:

• منهجية تبسيط وتحسين الإجراءات
• خطوات اختيار الإجراءات
• تحليل البيانات وتقييمها
• طرح الاقتراحات بهدف التحسين
• التطبيق
• المتابعة والتقييم
• أنواع مخططات الإجراءات والعمليات
• فوائد خرائط العمليات
• الخرائط المبسطة التفصيلية لسير العمل
• التفكير الرشيق
• مصادر الهدر الثمانية
• ادوات التفكير الرشيق
• منهج S5 لتحسين التنظيم المؤسسي
• مخططات الرسم البياني للوظائف
• مخططات تدفق القيمة
• تحليل الموردين – المدخلات – العملية – المخرجات – العملاء (SIPOC)
• تدقيق العملية (رسم السلحفاة البياني)
• نموذج (Shell ESSA) للتبسيط
• مخطط الرسم البياني لإجراءات العمليات
• الرسم البياني للعمليات متعدد الأعمدة
• عوامل إنجاح تبسيط الإجراءات
• الابتكار وindustry 4.0 والآثار على العمليات

الوحدة الرابعة، مفهوم مخطط توزيع العمل وأهميته:

• إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل
• إعادة توزيع عبء العمل والمهام

الوحدة الخامسة، تبسيط التصميم ومخطط مواقع العمل:

• مخطط "السباغيتي" لتحليل مسافات/تصميم أقسام العمل
• تحليل مخطط المكتب أو القسم
• إعادة تصميم المكاتب باستخدام مخططات المكاتب