إدارة الأعمال المصغر لمحترفي المشتريات

دورة إدارة الأعمال المصغر لمحترفي المشتريات دورة تدريبية مدتها 5 أيام تربط أسس إدارة الأعمال من استراتيجية وتمويل وقيادة بممارسات التوريد الاستراتيجي والمشتريات الإلكترونية وإدارة الموردين والعقود. وهي موجهة إلى مديري المشتريات وأخصائييها ومن يقودون فئات الإنفاق في مؤسساتهم. وتكمل خلالها خطة تطوير وظيفة المشتريات وتعود بها، مبنية على إنفاق مؤسستك الفعلي. وتقدم هذه الدورة من ميركوري للتدريب.

نبذة عن الدورة

تبقى إدارات المشتريات في كثير من المؤسسات منشغلة بمعالجة طلبات الشراء، فلا تصل إلى الإدارة العليا بأرقام الوفورات ولا تشارك في قرارات الأعمال. لمتابعة الدورة يجب أن تكون ممن يديرون عمليات الشراء أو فئات إنفاق أو عقود موردين. وتتدرب على تحليل الإنفاق وبناء استراتيجيات الفئات وحساب التكلفة الإجمالية للملكية وعرض نتائج المشتريات بلغة الأعمال.

لمن هذه الدورة

• المسؤولون عن قيادة إدارة المشتريات ووضع سياساتها وتحقيق أهداف الوفورات
• المسؤولون عن فئات إنفاق محددة من تحليل الاحتياج حتى ترسية العقد
• المسؤولون عن طرح المناقصات وتقييم العطاءات والتفاوض مع الموردين
• المسؤولون عن إدارة عقود الموردين ومتابعة أدائهم وامتثالهم للشروط
• المسؤولون عن تخطيط الإمداد والمخزون الذين يعملون مع إدارة المشتريات يوميا

لا تناسب هذه الدورة من يحتاجون إلى تأسيس أولي في إجراءات الشراء ومستنداته، فالأنسب لهم دورة تأسيسية في أساسيات المشتريات، ولا من يبحثون عن مهارات قانونية تفصيلية في صياغة العقود، فالأنسب لهم دورة متخصصة في صياغة العقود التجارية.

الكفاءات المستهدفة

• التفكير الاستراتيجي في المشتريات: تربط قرارات الشراء بأهداف المؤسسة وتعرضها على الإدارة العليا بلغة الأعمال
• تحليل الإنفاق: تصنف الإنفاق في فئات وتحدد فرص خفض التكلفة بالأرقام
• التوريد الاستراتيجي: تبني لكل فئة استراتيجية توريد تناسب قيمتها ومخاطرها
• التحليل المالي للشراء: تقارن العروض على أساس التكلفة الإجمالية للملكية لا السعر وحده
• إدارة الموردين والعقود: تقيس أداء الموردين وتتابع الامتثال للعقود وتعالج الانحرافات مبكرا
• قيادة التحول الرقمي: تقود فريقك في اعتماد المشتريات الإلكترونية ولوحات المتابعة

ما ستتمكن من إنجازه

بنهاية الدورة ستتمكن من:

• انطلاقا من بيانات إنفاق سنة كاملة، إعداد خريطة فئات تحدد أعلى الفئات قيمة وأكثرها مخاطرة
• باستخدام مصفوفة Kraljic لتصنيف الفئات، اختيار استراتيجية توريد لكل فئة وتحديد مسؤوليها
• بالنظر إلى ثلاثة عروض موردين، احتساب التكلفة الإجمالية للملكية لكل عرض وتبرير قرار الترسية
• انطلاقا من سجل أوامر الشراء، رسم دورة الشراء حتى الدفع وتحديد خطوات الأتمتة ذات الأولوية
• باستخدام بطاقة أداء الموردين، تقييم مورد استراتيجي ووضع خطة تحسين متفق عليها
• بالنظر إلى نتائج الوفورات، إعداد عرض مختصر للإدارة العليا يربط المشتريات بالربحية

محتوى الدورة

اليوم 1: المشتريات في استراتيجية الأعمال

• مكونات استراتيجية الأعمال وموقع المشتريات في سلسلة القيمة
• تحول دور المشتريات من معالجة المعاملات إلى الشراكة مع الإدارات
• نموذج تشغيل إدارة المشتريات وتوزيع الصلاحيات ومصفوفة الاعتماد
• حوكمة المشتريات وسياساتها وضوابط النزاهة وتعارض المصالح
• مؤشرات أداء المشتريات المرتبطة بأهداف المؤسسة

اليوم 2: تحليل الإنفاق والتوريد الاستراتيجي

• تنظيف بيانات الإنفاق وتصنيفها في فئات
• تحليل باريتو لتحديد الفئات والموردين الأعلى قيمة
• مصفوفة Kraljic لتصنيف الفئات حسب القيمة ومخاطر التوريد
• مراحل التوريد الاستراتيجي من تحليل الاحتياج حتى ترسية العقد
• دراسة سوق التوريد وتقييم قدرات الموردين وملاءتهم المالية

اليوم 3: التكلفة والتمويل لقرارات الشراء

• تحليل هيكل تكلفة المورد ومكونات السعر
• نموذج التكلفة الإجمالية للملكية لمقارنة عروض المعدات والخدمات
• قراءة القوائم المالية للموردين وأثر الشراء على التدفق النقدي
• تحليل قرار التصنيع أو الشراء والاستعانة بمصادر خارجية
• احتساب الوفورات المحققة وتمييزها عن تجنب التكلفة في التقارير

اليوم 4: المشتريات الإلكترونية وإدارة الموردين والعقود

• أنظمة المشتريات الإلكترونية والمناقصات والمزادات العكسية
• أتمتة دورة الشراء حتى الدفع وربطها بنظام تخطيط موارد المؤسسة
• لوحات متابعة الإنفاق وأداء الموردين للإدارة
• بطاقة أداء الموردين وبرامج إدارة علاقات الموردين الاستراتيجيين
• متابعة الامتثال للعقود وإدارة الأوامر التغييرية ومخاطر استمرارية التوريد

اليوم 5: التطبيق العملي لقيادة المشتريات

• تمرين بناء خريطة الفئات من بيانات إنفاق فعلية
• تمرين مقارنة عروض الموردين بالتكلفة الإجمالية للملكية
• تمرين تفاوض على تجديد عقد مورد استراتيجي
• قيادة فريق المشتريات خلال التحول الرقمي وإدارة التغيير
• استكمال خطة تطوير وظيفة المشتريات

دراسات الحالة والتمارين

فيما يلي أنشطة مقترحة خلال الدورة.

• دراسة حالة: مستشفى يتوزع إنفاقه على المستلزمات الطبية بين عشرات الموردين، فتحلل الإنفاق وتقرر أي الفئات تجمع أولا.
• دراسة حالة: مصنع يختار بين عرضين لمعدات إنتاج بسعرين متقاربين، فتحتسب التكلفة الإجمالية للملكية وتوصي بالترسية.
• تمرين: شركة مقاولات يتعثر مورد الخرسانة الرئيسي فيها، فتقيم المخاطر وتضع خطة لاستمرارية التوريد.
• تمرين: جهة خدمية تنتقل إلى المشتريات الإلكترونية، فترسم دورة الشراء حتى الدفع وتحدد خطوات الأتمتة.

ما ستعود به إلى عملك

تعود بخطة تطوير وظيفة المشتريات، مبنية على إنفاق مؤسستك الفعلي. وتستخدمها خلال شهرك الأول للعودة إلى العمل لعرض خريطة الفئات على الإدارة، وبدء استراتيجية لفئة ذات أولوية، والاتفاق على مؤشرات الأداء مع فريقك.

• خريطة فئات الإنفاق مع استراتيجية توريد لكل فئة
• نموذج التكلفة الإجمالية للملكية لمقارنة العروض
• بطاقة أداء الموردين ومؤشرات أداء المشتريات
• خارطة طريق للتحول إلى المشتريات الإلكترونية

إجابات سريعة عن الأسئلة الشائعة

ما الذي أحتاج إلى معرفته قبل دورة إدارة الأعمال المصغر لمحترفي المشتريات؟

يجب أن تكون ممن يديرون عمليات الشراء أو فئات إنفاق أو عقود موردين، وأن تكون معتادا على أوامر الشراء والعطاءات. ولا يلزم تأهيل سابق في إدارة الأعمال أو التمويل، إذ تبنى المفاهيم من البداية قبل تطبيقها على حالات المشتريات.

بم تختلف دورة إدارة الأعمال المصغر لمحترفي المشتريات عن دورات أساسيات المشتريات؟

تغطي دورات أساسيات المشتريات إجراءات الشراء ومستنداته. أما هذه الدورة فتضيف أسس إدارة الأعمال والتمويل والقيادة، وتركز على تحليل الإنفاق والتوريد الاستراتيجي وعرض قيمة المشتريات على الإدارة العليا.

كيف تساعد التكلفة الإجمالية للملكية مدير المشتريات في قرارات الشراء؟

تجمع التكلفة الإجمالية للملكية سعر الشراء مع تكاليف التشغيل والصيانة والتدريب والتخلص طوال عمر الأصل، فيظهر أن العرض الأرخص سعرا قد يكون الأعلى كلفة، ويصبح قرار الترسية قابلا للتبرير.

ماذا أعود به من دورة إدارة الأعمال المصغر لمحترفي المشتريات؟

تعود بخطة تطوير وظيفة المشتريات، مبنية على إنفاق مؤسستك، وتشمل خريطة الفئات ونموذج التكلفة الإجمالية للملكية وبطاقة أداء الموردين وخارطة طريق المشتريات الإلكترونية.

لمديرك

بعد الدورة سيتمكن الموظف من تحليل إنفاق المؤسسة وبناء استراتيجيات توريد للفئات ومقارنة العروض على أساس التكلفة الإجمالية للملكية وعرض الوفورات بلغة الأعمال. ويعود بخطة تطوير وظيفة المشتريات، ويستخدمها أولا لعرض خريطة الفئات على الإدارة وبدء استراتيجية لفئة ذات أولوية.