دورة تبسيط الإجراءات بنمذجة BPMN والأتمتة منخفضة الشيفرة

دورة تبسيط الإجراءات بنمذجة BPMN والأتمتة منخفضة الشيفرة دورة تدريبية مدتها أسبوع تأخذ إجراء إداريا واحدا من الرسم كما هو، إلى نموذج مستهدف مختصر، إلى تدفق عمل آلي يعمل فعلا. وهي موجهة إلى محللي العمليات ومن يطورون الإجراءات ويقودون رقمنتها. وتكمل خلالها ملف إعادة تصميم الإجراء وأتمتته وتعود به. وتقدم هذه الدورة من ميركوري للتدريب.

نبذة عن الدورة

كثير من الإجراءات ترقمن كما هي، فتنقل خطواتها الزائدة وموافقاتها المكررة إلى نظام إلكتروني دون أن تختصر. لمتابعة الدورة يجب أن تكون ممن يوثقون الإجراءات أو يحللونها أو يطلبون أتمتتها. وتتدرب على رسم النماذج في أداة نمذجة وبناء تدفقات في منصة منخفضة الشيفرة.

لمن هذه الدورة

• المسؤولون عن توثيق الإجراءات وتحديث أدلتها في الإدارات
• المسؤولون عن تحليل العمليات وقياس زمن إنجاز المعاملات
• المسؤولون عن مبادرات الرقمنة وتحديد ما يؤتمت أولا
• المسؤولون عن الجودة والتميز المؤسسي ومتابعة مؤشرات أداء العمليات
• المسؤولون في الإدارات التشغيلية عن طلبات الموافقة والنماذج المتكررة

لا تناسب هذه الدورة من يحتاج إلى مقدمة عامة في مفاهيم تحسين العمليات دون أدوات، فالأنسب له دورة تأسيسية في إدارة العمليات، ولا من يريد كتابة برمجيات أو روبوتات أتمتة معقدة، فالأنسب له دورة تقنية في تطوير حلول الأتمتة.

الكفاءات المستهدفة

• نمذجة الإجراءات بمعيار BPMN: ترسم الإجراء بالمسارات والمهام والبوابات والأحداث بصورة يقرؤها الجميع
• تحليل الوضع الحالي: تقيس زمن الدورة وتفصل الخطوات ذات القيمة المضافة عن الانتظار والتكرار
• تصميم الوضع المستهدف: تحذف الموافقات الزائدة وتدمج الخطوات وتعيد توزيع المسؤوليات
• اختيار مرشحي الأتمتة: تحدد الخطوات المتكررة القائمة على قواعد واضحة والصالحة للأتمتة
• بناء تدفقات منخفضة الشيفرة: تبني تدفق موافقة بإشعارات وتصعيد دون كتابة شيفرة
• قياس أثر التبسيط: تقارن زمن الإنجاز وعدد الخطوات قبل التغيير وبعده

ما ستتمكن من إنجازه

بنهاية الدورة ستتمكن من:

• انطلاقا من دليل إجراء مكتوب، رسم نموذج الوضع الحالي بمعيار BPMN بمسار لكل جهة
• بالنظر إلى سجل معاملات لشهر، حساب زمن الدورة ونسبة وقت الانتظار في كل خطوة
• باستخدام قائمة أسئلة التبسيط، إعداد نموذج الوضع المستهدف بخطوات وموافقات أقل
• بالنظر إلى قائمة خطوات الإجراء، ترتيب مرشحي الأتمتة حسب الجهد والأثر
• باستخدام منصة أتمتة منخفضة الشيفرة مثل Power Automate، بناء تدفق موافقة بنموذج طلب وإشعار وتصعيد
• انطلاقا من نتائج تجربة التدفق، إعداد مقارنة قبل وبعد تعرض على مالك الإجراء

محتوى الدورة

اليوم 1: أسس النمذجة بمعيار BPMN

• الفرق بين العملية والإجراء والمهمة ومستويات النمذجة
• عناصر BPMN من أحداث ومهام وبوابات وتدفقات
• المسارات والأحواض لتمثيل الجهات والأدوار
• قواعد الرسم المقروء وأخطاء النمذجة الشائعة
• اختيار أداة النمذجة وتنظيم مستودع النماذج

اليوم 2: تحليل الوضع الحالي

• جمع معلومات الإجراء بالمقابلات وملاحظة العمل والسجلات
• رسم الوضع الحالي ومراجعته مع منفذي الإجراء
• قياس زمن الدورة ووقت الانتظار ووقت المعالجة
• تحليل القيمة المضافة لكل خطوة
• استخراج العمليات من سجلات الأنظمة لكشف المسارات والانحرافات

اليوم 3: تصميم الوضع المستهدف

• أسئلة التبسيط من حذف ودمج وتوازي وإعادة ترتيب
• مراجعة مصفوفة الصلاحيات لتقليل مستويات الموافقة
• توحيد النماذج والمدخلات ومنع إعادة طلب البيانات
• رسم نموذج الوضع المستهدف ومقارنته بالحالي
• تقدير أثر التصميم الجديد على الزمن والجهد

اليوم 4: الأتمتة منخفضة الشيفرة

• معايير اختيار الخطوات الصالحة للأتمتة
• مراحل التخطيط والتصميم والبناء لتدفق آلي
• بناء تدفق موافقة بنموذج طلب وإشعارات
• قواعد التصعيد والتفويض عند غياب المعتمد
• اختبار التدفق ومعالجة الأخطاء وتوثيقه

اليوم 5: التطبيق العملي على إجراء من جهتك

• تمرين رسم الوضع الحالي لإجراء تختاره من عملك
• تمرين تصميم الوضع المستهدف وعرضه على الزملاء
• تمرين بناء تدفق آلي لخطوة مختارة واختباره
• خطة الإطلاق وتدريب المستخدمين ومتابعة مؤشرات الإجراء
• استكمال ملف إعادة تصميم الإجراء وأتمتته

دراسات الحالة والتمارين

فيما يلي أنشطة مقترحة خلال الدورة.

• دراسة حالة: إجراء طلب إجازة في جهة حكومية يمر بموافقات متتالية، فترسم وضعه الحالي وتقرر أي الموافقات تحذف.
• دراسة حالة: إجراء اعتماد فواتير الموردين في شركة توزيع يتأخر بين المالية والمشتريات، فتحدد نقاط الانتظار وتصمم مسارا متوازيا.
• تمرين: إجراء طلب صيانة في مستشفى يعتمد على البريد والهاتف، فتبني له تدفق طلب وإشعار وتصعيد.
• تمرين: إجراء تسجيل عميل جديد في بنك يتكرر فيه إدخال البيانات، فتوحد النموذج وتحدد ما يؤتمت.

ما ستعود به إلى عملك

تعود بملف إعادة تصميم الإجراء وأتمتته، مبنيا على إجراء من جهتك. وتستخدمه خلال شهرك الأول للعودة إلى العمل في عرض الوضع المستهدف على مالك الإجراء، وتجربة التدفق الآلي مع مجموعة صغيرة من المستخدمين، وقياس الزمن قبل التغيير وبعده.

• نموذج الوضع الحالي ونموذج الوضع المستهدف بمعيار BPMN
• تحليل زمن الدورة والقيمة المضافة لكل خطوة
• قائمة مرشحي الأتمتة مرتبة حسب الجهد والأثر
• توثيق التدفق الآلي وخطة إطلاقه

إجابات سريعة عن الأسئلة الشائعة

ما الذي أحتاج إلى معرفته قبل دورة تبسيط الإجراءات بنمذجة BPMN؟

يجب أن تكون ممن يوثقون الإجراءات أو يحللونها أو يطلبون أتمتتها، وأن تستخدم برامج المكتب بثقة. ولا تحتاج إلى خبرة في البرمجة أو في معيار BPMN، إذ تبنى عناصره من البداية.

بم تختلف دورة تبسيط الإجراءات بنمذجة BPMN والأتمتة عن دورات تبسيط الإجراءات العامة؟

تشرح الدورات العامة مفاهيم التبسيط وخطواته. أما هذه الدورة فتبنى على أدوات: ترسم النماذج بمعيار BPMN، وتقيس زمن الدورة، ثم تبني تدفقا آليا في منصة منخفضة الشيفرة لإجراء من جهتك.

هل يجب تبسيط الإجراء قبل أتمتته؟

نعم، فأتمتة إجراء طويل تنقل خطواته الزائدة إلى النظام وتجعل تعديلها لاحقا أصعب. ولذلك يرسم الوضع الحالي ويصمم الوضع المستهدف أولا، ثم تؤتمت الخطوات المتكررة القائمة على قواعد واضحة.

ماذا أعود به من دورة تبسيط الإجراءات بنمذجة BPMN والأتمتة؟

تعود بملف إعادة تصميم الإجراء وأتمتته، ويضم نموذجي الوضع الحالي والمستهدف وتحليل زمن الدورة وقائمة مرشحي الأتمتة وتوثيق التدفق الآلي وخطة إطلاقه.

لمديرك

بعد الدورة سيتمكن الموظف من رسم إجراءات الإدارة بمعيار BPMN، وقياس زمن إنجازها، وتصميم نسخة مختصرة منها، وبناء تدفق موافقة آلي دون برمجة. ويعود بملف إعادة تصميم الإجراء وأتمتته، ويستخدمه أولا لعرض الوضع المستهدف على مالك الإجراء وتجربة التدفق مع مجموعة صغيرة من المستخدمين.