إدارة المناقصات وعقود المشتريات: استراتيجيات عملية

دورة إدارة المناقصات وعقود المشتريات: استراتيجيات عملية دورة تطبيقية مدتها 5 أيام، موجهة إلى العاملين في المشتريات والعقود الذين يديرون المنافسات يوميا. تركز على التنفيذ لا على التخطيط الاستراتيجي طويل المدى، ويعود المشارك بحزمة مناقصة متكاملة: كراسة شروط ومصفوفة تقييم وخطة متابعة لعقد فعلي من عمله. تقدم هذه الدورة ميركوري للتدريب.

نبذة عن الدورة

تفشل كثير من المناقصات لأسباب عملية بسيطة: نطاق عمل غامض يفتح باب المطالبات، أو معايير تقييم لا تميز بين العروض، أو عقد يوقع ثم لا يتابعه أحد حتى تظهر المشكلات. صممت هذه الدورة القصيرة لتعالج هذه النقاط مباشرة، تاركة موضوعات استراتيجية المشتريات وتحليل محفظة الإنفاق للدورة الأطول الموجهة إلى القيادات.

يمر المشاركون على دورة المناقصة كما تحدث في الواقع: تحديد الاحتياج وصياغة نطاق العمل والمواصفات، واختيار أسلوب الطرح المناسب، وإعداد كراسة الشروط، والرد على استفسارات المتقدمين، ثم فتح العروض وتقييمها فنيا وماليا بمصفوفة موزونة وتحليل التكلفة الكلية للملكية. بعد الترسية ينتقل العمل إلى إدارة العقد: اجتماع البدء، ومؤشرات أداء المورد، والدفعات والضمانات، وأوامر التغيير، والمطالبات، والإغلاق. ويتعرف المشاركون على متطلبات ISO 20400 للمشتريات المستدامة وISO 37001 لمكافحة الرشوة بقدر ما يمس عمل لجان المناقصات.

لمن هذه الدورة

• أخصائيو المشتريات والمنافسات، المسؤولون عن طرح المناقصات وطلبات العروض.
• أعضاء لجان فتح العروض وتقييمها، الذين يوصون بالترسية ويوقعون على محاضرها.
• مسؤولو العقود، المكلفون بمتابعة التنفيذ والدفعات والتغييرات بعد التوقيع.
• مديرو المشاريع والجهات الطالبة، الذين يكتبون نطاق العمل ويستلمون الأعمال والخدمات.
• المستشارون القانونيون في الإدارات، الذين يراجعون بنود العقود والضمانات والجزاءات.

لا تناسب هذه الدورة القيادات التي تبحث عن بناء استراتيجية مشتريات للمنظمة أو إعادة هيكلة وظيفة الشراء؛ فتلك موضوعات الدورة الاستراتيجية الأطول.

الكفاءات المستهدفة

• صياغة النطاق: يكتب نطاق عمل ومواصفات واضحة قابلة للقياس تقلل الاستفسارات والمطالبات.
• اختيار أسلوب الطرح: يحدد بين المنافسة العامة والمحدودة والشراء المباشر وفق القيمة والمخاطر.
• تقييم العروض: يبني مصفوفة موزونة ويطبقها بموضوعية ويوثق مبررات الترسية.
• إدارة العقد: يتابع أداء المورد بمؤشرات محددة ويربط الدفعات بالإنجاز.
• ضبط التغيير: يقيّم أوامر التغيير والمطالبات ويتفاوض عليها بالمستندات.
• النزاهة: يطبق ضوابط تعارض المصالح وسرية العروض داخل اللجنة.

ما ستتمكن من إنجازه

• انطلاقا من احتياج فعلي في جهتك، صياغة نطاق عمل ومواصفات ومعايير قبول قابلة للقياس.
• باستخدام نموذج موحد، إعداد كراسة شروط تتضمن التعليمات والشروط والضمانات وجدول الكميات.
• بالنظر إلى عروض متعددة، تطبيق مصفوفة تقييم موزونة وتحليل التكلفة الكلية للملكية والتوصية بالترسية.
• باستخدام مؤشرات أداء محددة، متابعة تنفيذ العقد وربط الدفعات بالإنجاز الموثق.
• انطلاقا من طلب تغيير أو مطالبة، تحليل الاستحقاق والأثر على التكلفة والمدة وصياغة الرد.

محتوى الدورة

اليوم 1: تحديد الاحتياج وصياغة النطاق

• دورة المناقصة من الاحتياج إلى الإغلاق ونقاط الخطر فيها
• كتابة نطاق العمل والمواصفات الفنية بلغة قابلة للقياس
• تقدير التكلفة التقديرية وبناء جدول الكميات
• اختيار أسلوب الطرح حسب القيمة والمخاطر وتوافر السوق
• أنواع العقود: السعر الثابت وأسعار الوحدات والتكلفة مع الأتعاب

اليوم 2: إعداد كراسة الشروط وطرح المناقصة

• مكونات كراسة الشروط وتعليمات المتقدمين
• الشروط العامة والخاصة والضمانات والغرامات
• التأهيل المسبق للموردين ومعاييره
• إدارة الاستفسارات والملاحق خلال فترة الطرح
• ضوابط النزاهة وتعارض المصالح وفق ISO 37001

اليوم 3: فتح العروض وتقييمها والترسية

• إجراءات فتح المظاريف وتوثيق المحاضر
• بناء مصفوفة التقييم الفني الموزونة
• التقييم المالي وتحليل التكلفة الكلية للملكية
• التعامل مع العروض المنخفضة بشكل غير طبيعي والتحفظات
• تفاوض ما قبل الترسية وكتابة توصية اللجنة

اليوم 4: إدارة العقد بعد التوقيع

• اجتماع البدء وخطة إدارة العقد
• مؤشرات أداء المورد وتقارير المتابعة
• الدفعات والمستخلصات والضمانات والاحتجاز
• أوامر التغيير وتقييم أثرها على التكلفة والمدة
• المطالبات والنزاعات وطرق تسويتها ودياً

اليوم 5: تطبيق متكامل وإنجاز حزمة المناقصة

• اختيار مشتريات فعلية من جهة المشارك
• إعداد نطاق العمل وكراسة الشروط المختصرة
• بناء مصفوفة التقييم وتجربتها على عروض افتراضية
• إعداد خطة إدارة العقد ومؤشرات الأداء
• عرض الحزم ومراجعتها بين المشاركين

دراسات الحالة والتمارين

• دراسة حالة: عقد صيانة مرافق في جهة خدمية تضاعفت مطالباته بسبب نطاق عمل غامض، وإعادة صياغته.
• دراسة حالة: مناقصة توريد معدات في منشأة صناعية رُسيت على أقل سعر ثم تعثرت، وكيف كان التقييم الموزون سيغير النتيجة.
• تمرين: تقييم ثلاثة عروض لخدمات تقنية بمصفوفة موزونة وكتابة توصية اللجنة.
• تمرين: تحليل أمر تغيير في عقد إنشاءات وصياغة الرد التعاقدي عليه.

ما ستعود به إلى عملك

يعود المشارك بحزمة مناقصة جاهزة لمشتريات فعلية من جهته: نطاق عمل ومواصفات، وكراسة شروط مختصرة، ومصفوفة تقييم موزونة، وخطة إدارة عقد بمؤشرات أداء، إضافة إلى نماذج لمحاضر اللجنة وأوامر التغيير يمكن اعتمادها في الإدارة.

إجابات سريعة عن الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين هذه الدورة والدورة الاستراتيجية الأطول؟

هذه الدورة قصيرة وتطبيقية تركز على تنفيذ المناقصة وإدارة العقد، بينما تتناول الدورة الأطول بناء استراتيجية المشتريات وإدارة الإنفاق والعلاقات مع الموردين على مستوى المنظمة.

هل تناسب الجهات الحكومية والخاصة معا؟

نعم، فالمبادئ واحدة، ويُطلب من المشارك تطبيقها على الإجراءات المعتمدة في جهته.

هل تحتاج الدورة إلى خلفية قانونية؟

لا، تشرح البنود التعاقدية من منظور عملي، ويستفيد منها القانونيون في فهم الجانب التشغيلي للعقد.

هل أعمل على مشتريات حقيقية؟

نعم، يُشجع المشارك على اختيار مشتريات قادمة في جهته ليبني عليها حزمة اليوم الخامس.

لمديرك

أخطاء المناقصات تظهر غالبا بعد التوقيع في صورة مطالبات وتأخير وتكاليف إضافية. يعود الموظف من هذه الدورة بحزمة مناقصة قابلة للاستخدام وبأدوات واضحة لتقييم العروض ومتابعة العقود، مما يرفع جودة قرارات الترسية ويقلل المطالبات ويحسن توثيق عمل اللجان.