| الرمز : | 120453_115462 |
| التاريخ : | 10 - 14 مايو 2027 |
| المكان : | مدريد (إسبانيا) |
| الرسوم : | 6200 Euro |
المقدمة:
أصبحت السجلات والمعلومات من أثمن أصول المؤسسات في عصر التحول الرقمي، وباتت إدارتها بكفاءة شرطًا أساسيًا لاستمرارية الأعمال والامتثال التنظيمي. وتُعد إدارة السجلات الإلكترونية اليوم ركيزة لإدارة المحتوى المؤسسي، إذ تضمن توافر المعلومة الصحيحة للشخص المناسب في الوقت المناسب. ولأن معظم المؤسسات تعتمد على بيئة Microsoft، فإن إدارة المستندات باستخدام SharePoint تمثل الخيار الأكثر منطقية لبناء حلول متكاملة وقابلة للتطوير. ويقدم مركز ميركوري للتدريب دورة إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365 لتمكين المشاركين من الجمع بين مبادئ إدارة السجلات المؤسسية وأدوات Microsoft 365 الحديثة. وتغطي الدورة مفاهيم إدارة دورة حياة الوثائق من الإنشاء والالتقاط إلى الاحتفاظ والأرشفة والإتلاف الآمن. كما تتناول هندسة المعلومات وترحيل المحتوى وحوكمة البيانات وحمايتها وفق المتطلبات التنظيمية المعاصرة. ويخرج المشاركون من هذا البرنامج برؤية متكاملة تؤهلهم لتصميم حلول إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية تلبي احتياجات العمل الحالية وتتكيف مع متطلبات المستقبل.
الفئات المستهدفة:
تستهدف دورة إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365، الفئات والمحترفين لاكتساب المعرفة والمهارات:
- مسؤولو مراقبة الوثائق والمستندات.
- مديرو السجلات والأرشيف.
- أخصائيو إدارة الوثائق الإلكترونية.
- مديرو تقنية المعلومات ومسؤولو أنظمة SharePoint.
- مديرو المشاريع وأعضاء فرق المشاريع.
- موظفو الدعم الإداري ومديرو المكاتب.
- مسؤولو الامتثال والحوكمة وحماية البيانات.
- محللو الأعمال المعنيون بالتحول الرقمي.
- الراغبون في تدريب SharePoint لتطوير مهاراتهم المهنية.
أهداف الدورة التدريبية:
في نهاية هذا البرنامج التدريبي إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365، سيكون المشاركون قادرين على:
- شرح مفاهيم إدارة السجلات المؤسسية ودورها في دعم الأعمال.
- تحديد مراحل إدارة دورة حياة الوثائق بدقة.
- التمييز بين السجلات الرقمية والورقية ومتطلبات كل منهما.
- تحليل متطلبات العمل والمتطلبات الوظيفية لحلول حفظ السجلات.
- تصميم هندسة معلومات فعّالة في SharePoint وOffice 365.
- تطبيق أساليب إدارة المستندات في Microsoft 365 بكفاءة.
- إعداد سياسات الاحتفاظ بالسجلات والتصرف فيها.
- تقييم العلاقة بين إدارة السجلات والخدمات السحابية.
- تخطيط عمليات ترحيل المحتوى من الأنظمة القديمة.
- تطبيق قواعد الخصوصية وحماية البيانات داخل SharePoint.
- ضبط الأذونات والصلاحيات وفق مبدأ الحد الأدنى من الوصول.
- توظيف أدوات eDiscovery والتدقيق لدعم الامتثال.
- تقييم فعالية حلول أرشفة المستندات الإلكترونية في المؤسسة.
- اقتراح خطط تحسين مستمرة لتنظيم وحفظ الوثائق.
الكفاءات المستهدفة:
سيكتسب المشاركون الكفاءات التالية من خلال برنامج إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365:
- بناء استراتيجية إدارة المحتوى المؤسسي (ECM).
- إدارة السجلات بوصفها عاملًا لتمكين الأعمال.
- أتمتة التقاط السجلات ومهامها المتكررة.
- إدارة دورة حياة السجلات من الإنشاء حتى الإتلاف.
- تصميم هندسة المعلومات والتصنيفات والبيانات الوصفية.
- إدارة الملفات باستخدام Office 365 وOneDrive للأعمال.
- تخطيط استراتيجيات ترحيل المحتوى واستيراده.
- تحديد السيناريوهات المناسبة لاستخدام SharePoint.
- تكوين أدوات حماية المعلومات وتصنيف الحساسية.
- تفعيل eDiscovery والاستجابة لطلبات التدقيق.
- إدارة الأذونات وحوكمة المواقع.
- تصميم تجربة مستخدم سهلة وفعّالة.
دراسات حالة من الواقع العملي:
في تدريب إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365، سيطوّر المشاركين قدراتهم عبر دراسة الحالات:
- تحليل مؤسسة حكومية انتقلت من الأرشيف الورقي إلى الأرشفة الإلكترونية.
- تقييم خطة ترحيل محتوى من خوادم ملفات قديمة إلى SharePoint Online.
- دراسة شركة واجهت مخالفة تنظيمية بسبب ضعف سياسات الاحتفاظ.
- مراجعة حالة تسرّب بيانات ناتجة عن أذونات مشاركة غير منضبطة.
- تحليل تجربة استجابة قانونية ناجحة باستخدام eDiscovery.
محتوى الدورة:
الوحدة الأولى: إدارة السجلات كعامل تمكين للأعمال:
- مفهوم إدارة السجلات المؤسسية وأهميتها الاستراتيجية.
- الفرق بين الوثيقة والسجل.
- إدارة المحتوى المؤسسي عبر دورة حياة السجل.
- آليات التقاط السجلات وتسجيلها.
- خصائص السجلات الرقمية ومتطلبات موثوقيتها.
- إدارة السجلات الورقية ضمن البيئة الهجينة.
- جداول الاحتفاظ بالسجلات والتصرف فيها.
- إدارة السجلات في البيئة السحابية.
- قياس القيمة المضافة لإدارة السجلات على الأداء.
الوحدة الثانية: إدارة المستندات باستخدام SharePoint:
- هندسة SharePoint Online ومكوناتها الرئيسية.
- تصميم المواقع والمكتبات والقوائم.
- أنواع المحتوى والأعمدة والبيانات الوصفية.
- بناء خطط التصنيف والمصطلحات المُدارة.
- إدارة الإصدارات وسجل التعديلات.
- سير عمل الموافقات وتوجيه المستندات.
- إعداد البحث وتحسين الاسترجاع.
- إدارة الموقع وتنظيم الوصول إليه.
- تطبيقات SharePoint في إدارة الأعمال اليومية.
الوحدة الثالثة: إدارة الملفات باستخدام Office 365:
- منظومة Microsoft 365 وتكامل تطبيقاتها.
- Office 365 وأجهزة المستخدمين.
- هندسة OneDrive للأعمال واستخداماته.
- إدارة الملفات المشتركة عبر Microsoft Teams.
- إدارة البريد الإلكتروني بوصفه سجلًا مؤسسيًا.
- التعاون المتزامن على المستندات.
- دعم Office 365 ومعالجة المشكلات الشائعة.
- إدارة التغيير وتبنّي المستخدمين للأدوات.
- حماية البيانات داخل Office 365.
الوحدة الرابعة: ترحيل المحتوى إلى SharePoint:
- مراحل عملية الترحيل ومتطلباتها.
- مرحلة الاكتشاف وتحليل الوضع الحالي.
- جرد المحتوى وتقييم جودته.
- التصميم الأولي والتصميم النهائي للبنية الجديدة.
- تنظيف البيانات وإزالة التكرار.
- تفكيك الأنظمة القديمة ونقل معلومات المستخدمين.
- مرحلة الاختبار والتحقق من سلامة البيانات.
- الإطلاق والانتقال إلى التشغيل الفعلي.
- سيناريوهات الترحيل الشائعة ومخاطرها.
الوحدة الخامسة: الحوكمة والأمن والامتثال في SharePoint:
- إطار حوكمة SharePoint وأدوار المسؤولية.
- ضمان جودة الخدمة واستمراريتها.
- إدارة الأذونات والمجموعات والمشاركة الخارجية.
- تصنيفات الحساسية وتسميات الاحتفاظ.
- تكوين أدوات حماية المعلومات ومنع فقدان البيانات.
- الامتثال لطلبات eDiscovery.
- اللائحة العامة لحماية البيانات وأدوات التدقيق.
- مراقبة النشاط وسجلات التدقيق.
- تصميم تجربة مستخدم آمنة وسهلة الاستخدام.
- تقييم نضج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
خلاصة وتوصيات الدورة التدريبية:
تمنح هذه الدورة المشاركين فهمًا متكاملًا لكيفية توظيف SharePoint وOffice 365 في إدارة السجلات الإلكترونية ودعم متطلبات العمل. ويوصى بتبني سياسات واضحة لإدارة دورة حياة الوثائق وربطها بإطار حوكمة يحدد الأدوار والصلاحيات. كما يُنصح بمراجعة إعدادات الحماية والاحتفاظ دوريًا لضمان الامتثال واستدامة حلول إدارة المحتوى المؤسسي.
الأسئلة الشائعة:
ما الذي أحتاج إلى معرفته قبل دورة إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365؟
يكفي امتلاك معرفة أساسية باستخدام الحاسب الآلي وتطبيقات Microsoft Office، مع إلمام عام ببيئة العمل المؤسسية. ولا يُشترط وجود خبرة سابقة في إدارة الوثائق والمستندات، إذ تبدأ الدورة من المفاهيم الأساسية وتتدرج نحو التطبيقات المتقدمة.
بم تختلف دورة إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365 عن تدريب إدارة الوثائق التقليدية؟
تركز دورات إدارة الوثائق التقليدية غالبًا على الأرشيف الورقي وأساليب الفهرسة اليدوية، بينما تجمع هذه الدورة بين مبادئ إدارة السجلات المؤسسية وأدوات Microsoft 365 الرقمية. كما تتناول ترحيل المحتوى والحوكمة وحماية البيانات والامتثال في بيئة سحابية حديثة.
كيف تساعد إدارة السجلات باستخدام SharePoint وOffice 365 مؤسستي؟
تساعد على توحيد مستودع المعلومات وتسريع البحث والاسترجاع وتقليل الازدواجية وفقدان الملفات. كما تعزز الامتثال التنظيمي من خلال سياسات الاحتفاظ والتدقيق، وتدعم التعاون الآمن بين الفرق داخل المؤسسة وخارجها.
ما الذي اكتسبه من تدريب إدارة السجلات لدعم متطلبات العمل من خلال SharePoint و Office 365؟
ستكتسب القدرة على تصميم هندسة معلومات فعّالة وإدارة دورة حياة الوثائق وتخطيط ترحيل المحتوى. كما ستتقن ضبط الأذونات وأدوات حماية المعلومات وeDiscovery، بما يؤهلك لقيادة مشاريع إدارة الوثائق الإلكترونية في مؤسستك.
لمديرك
يسهم إشراك الموظفين في هذه الدورة لدى مركز ميركوري للتدريب في رفع كفاءة إدارة المعلومات وتقليل المخاطر القانونية والتشغيلية. كما يحقق للمؤسسة عائدًا ملموسًا من استثماراتها في Microsoft 365 عبر استخدام أمثل وحوكمة منضبطة للمحتوى.
