تقييم العطاءات و صياغة المراسلات و الخطابات الإبداعية

مقدمة:

الفئات المستهدفة:

• محترفي المشاريع الهندسية
• محترفي العقود والإداريين
• العاملون في دوائر الموارد البشرية وشؤون الأفراد
• العاملون في مكاتب الإدارة العليا
• محللو العقود
• مهندسين العقود
• المحددون والمشترون ومحترفو الشراء
• مسؤولي المشتريات
• أي شخص يشارك في إعداد وتقييم وإدارة الدعوات التجارية لتقديم العطاءات وطلبات العروض والمقترحات وعقود شراء الخدمات أو المواد أو المعدات

اهداف الدورة:

في نهاية هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• تصنيف سلع وخدمات الطرف الثالث بناءً على مخاطر التوريد وقيمة الإنفاق
• التعرف على بيئة البرامج المستخدمة في التواصل الاداري و صياغة المراسلات.
• تحديد خيارات استراتيجية الشراء المتاحة لفرصة معينة
• تنظيم المحتوى (البريد الإلكتروني،  المخاطبات الرسمية، والرسائل والمذكرات).
• تخطيط وإدارة عملية المناقصة التنافسية من الألف إلى الياء
• تحديد وتقييم وتقديم المقترحات حول كيفية إدارة مخاطر المشتريات
• تخطيط وتنظيم التقارير للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات في صياغة المراسلات و الخطابات الإبداعية.
• إنشاء منهجية تقييم مناسبة للحكم على العطاءات والمناقصات
• تقييم مقترحات البائعين من منظور تقني وتجاري
• الاستعداد وإجراء المفاوضات المهنية مع الموردين
• التعامل مع النتائج من عملية تقديم العطاءات التنافسية

الكفاءات المستهدفة:

• اختيار نهج السوق الصحيح
• صياغة استراتيجية التعاقد الأنسب
• تخطيط وإدارة عملية المناقصة
• تحسين التفاعل بين الإدارات الطالبة وفرق المشتريات
• الإعداد وإجراء المفاوضات المهنية مع الموردين

محتوى الدورة:

الوحدة الأولى: صياغة استراتيجية التعاقد:

• تصنيف إنفاق الطرف الثالث إلى فئات
• نهج السوق
• صياغة استراتيجية التعاقد
• تحديد وتخفيف مخاطر استراتيجية التعاقد
• اختيار أفضل نوع العقد، بما في ذلك
• عقود السعر الثابت ذات المبلغ المقطوع
• عقود سعر الوحدة
• عقود التكلفة الإضافية
• عقود المعدل اليومي
• عقود الوقت والمواد

الوحدة الثانية: أفضل الممارسات في إجراءات المناقصات:

• عملية المناقصة
• البحث عن التعبير عن الاهتمام
• منهجيات التأهيل المسبق
• المحاسبة الأساسية والاقتصاد
• التكلفة الإجمالية للملكية
• كيفية إعداد تقدير التكلفة الداخلية
• ما هو دور التفاوض؟

الوحدة الثالثة: تحسين وثائق المناقصة:

• محتويات حزمة العطاء
• ضمان مواصفات قوية ونطاق العمل
• تحديد الاستجابة التي تطلبها من مقدمي العروض
• البنود الأساسية في مسودة الشروط والأحكام
• أمن العطاءات، أمن الأداء في المناقصات العامة
• توقع وتقليل مخاطر تغيير النطاق

الوحدة الرابعة: إدارة التقييم الفني والتجاري:

• الغرض من تقييم العطاءات
• أقل سعر أو أفضل قيمة مقابل المال
• مراحل التقييم
• توضيح العطاءات للمساعدة في التقييم
• اختيار معايير التقييم والجائزة
• أساليب تقييم العطاءات (مظروف واحد، مظروفان، المزايدة عبر الإنترنت)

الوحدة الخامسة: إعداد وصياغة التقارير والمذكرات والمراسلات:

• التخصص الإداري في المراسلات والتقارير و صياغة المراسلات و الخطابات الإبداعية.
• أسس و ثوابت التقارير الإدارية والفنية و صياغة المراسلات و الخطابات الإبداعية.
• الشروط الفنية لكتابة المراسلات و الخطابات.
• إعداد الرسائل والمذكرات والفرق بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية.
• تخطيط وتنظيم التقارير للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات في صياغة المراسلات و الخطابات الإبداعية.
• مهارات الكتابة الإدارية وتمكين المشاركين من إعداد و صياغة المراسلات و الخطابات الإبداعية.