Istanbul-Turkey: +905380708736 - Amman-Jordan: +962785666966 London-UK: +447481360546

دورات السكرتارية و إدارة المكاتب

المساعد التنفيذي المعتمد وإدارة المكاتب العليا



المقدمة:

صمم هذا البرنامج لتمكين المساعد التنفيذي والعاملين في المكاتب الإدارية من أداء دورهم المحوري وإضافة القيمة في المؤسسة عن طريق تحديد الاحتياجات والمطالب المعاصرة من المديرين التنفيذيين ومساعديهم الرئيسيين. سيتمكن الحاضرون من فهم دورهم الرئيسي والمطالب الجديدة له في بيئة ومناخ العمل المعاصرين.
ما دور مساعد/سكرتير المدير التنفيذي نمواً مطرداً منذ بداياته، ومطالب بأداء الكثير من الأدوار بالنيابة عن رئيسه مثل إعداد التقارير التنفيذية، تقديم العروض، الحضور والمشاركة في اجتماعات مجلس الإدارة واللجان العليا. والآن أصبح دور مساعد/سكرتير المدير التنفيذي واضح للغاية ومطالب بدور رئيسي في الشركات والمؤسسات الحكومية. لذلك أصبح من الضروري أن يكون لدى المساعد/السكرتير التنفيذي المعرفة والفهم الكافيين لأساسيات التفكير الاستراتيجي، إدارة المشروعات، وإعداد التقارير، القيادة، إدارة الموارد البشرية، التعاقدات، وتكنولوجيا المعلومات. إن كون المساعد التنفيذي مدرب جيدا هو مصدر للأمان الوظيفي والرخاء والقوة.

أهداف الدورة
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

  • ممارسة تقنيات الإدارة المتقدمة للتمكن من إدارة المكاتب
  • قراءة وتحليل واردة المذكرات والطلبات والتقارير بغية تحديد أهميتها وخطة التوزيع فيها
  • التميز في إدارة وصيانة جداول المدراء التنفيذيين
  • الابداع في إعداد مسودات الخطابات والمراسلات الرسمية حسب توجيهات المدير التنفيذي
  • تطبيق تقنيات المراسلات المهنية في الرسائل الالكترونية
  • التميز في التعامل مع ضغوطات العمل وإعداد خطة عمل للتحكم بها
  • إعداد وتنظيم الاجتماعات وكتابة الأجندة وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة
  • إعداد جداول الأعمال واتخاذ الترتيبات اللازمة
  • تطبيق الذكاء العاطفي لتعزيز العلاقات الممتازة
  • استغلال مفاهيم واستراتيجيات الاتصالات الحديثة لتسهيل تدفق العمل
  • معرفة كيفية إدارة النزاعات و فهم أساسيات حل المشكلات واتقان أداء المهام المتعددة .والتصرف بلباقة ودبلوماسية
  • تحسين المهارات المهنية في التواصل مع الجمهور الداخلي والخارجي بطريقة فعالة

المحتويات الرئيسية
وظيفة المساعد التنفيذي وأهم المهام والواجبات والمسئوليات:

  • مقدمة عن وظيفة المساعد التنفيذي
  • مفهوم وظيفة المساعد التنفيذي وأهميتها وأنواعها
  • دور المساعد التنفيذي فى المنظمات الذكية
  • الاتصال الشخصي والكتابي الفعال
  • بناء علاقات ممتازة مع الزملاء
  • التعامل مع الشخصيات الصعبة
  • تعزيز الثقة بالنفس والحزم
  • طرح أفكارك والتأثير على الآخرين

الكتابة المهنية الفعالة:

  • آداب الأعمال والبروتوكولات والدبلوماسية
  • Professionalism معنى الاحترافية
  • الوعي الثقافي
  • فهم الاختلافات بين الثقافات والوعي بها وادراكها

المهارات الإدارية للمساعد التنفيذي:

  • التخطيط وإدارة الوقت
  • التنظيم (تقسيم المهام على الأخرين)
  • تفويض السلطات وتوزيع الأعمال
  • توجيه وقيادة الأخرين وتحفيزهم لأداء الاعمال
  • الرقابة والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف
  • حل المشكلات واتخاذ القرارات
  • إدارة ومواجهة الضغوط
  • تخطيط وإدارة وتنفيذ الاجتماعات
  • إدارة المناسبات والأحداث
  • إدارة المشروعات

المهارات الإنسانية للمساعد التنفيذي:

  • الاتصال الفعال والتعامل الإيجابي مع الأخرين
  • مهارات العرض والتقديم
  • العمل فى فريق عمل والعمل الجماعي
  • إجراء المقابلات الفعالة
  • التفاوض مع الأخرين

المهارات الفنية للمساعد  التنفيذي:

  • الكتابة ومعالجة الكلمات
  • ارسال و استقبال المكالمات التليفونية
  • اعداد وارسال الرسائل والمراسلات
  • كتابة رسائل بريد الكتروني مؤثّرة
  • كتابة محاضر الاجتماعات
  • إعداد وتنفيذ العروض التقديمية باستخدام أدوات العرض المرئية والمسموعة
  • تصميم وتشغيل قواعد البيانات باستخدام الحاسب الآلي
  • حفظ المعلومات على الحاسب الآلي
  • حفظ وأرشفة الملفات الكترونيا

التواصل الفعّال وإدارة النزاعات:

  • السكرتير التنفيذي كممثل للمدير التنفيذي
  • تطوير قدراتك على التواصل مع والتأثير في الآخرين

فهم التواصل:

  • التنوع، والأنماط والافتراضات
  • مهارات الاستماع
  • التواصل اللفظي والغير لفظي

مهارات العرض وكتابة التقارير:

  • الاستفادة المثلي من الاجتماعات
  • العرض الشفهي والعرض المكتوب
  • التخطيط للعرض
  • التغلب على التوتر
  • الاعداد للعرض
  • استخدام نبرات الصوت في العرض

حل المشكلات وتعدد المهام والتعامل مع التعقيدات:

  • تمييز وتحديد أنواع المشكلات المختلفة
  • تحديد الأسلوب الأمثل لحل المشكلة بناء على طبيعتها
  • تحليل السبب الجذري للمشكلة
  • تقييم الحلول وتطبيق أساليب التفكير الإبداعي لحل
  • المشكلات
  • تحديد أهداف القرار المطلوب

استخدام الانترنت و النظم السحابية Cloudy system:

  • استخدام النظم السحابية على الانترنت لتسجيل وجمع وتحليل البيانات واعداد التقارير
  • استخدام النظم السحابية على الانترنت لحفظ وأرشفة ومشاركة وارسال الملفات
  • استخدام النظم السحابية على الانترنت للتخطيط وتوزيع الأعمال وإعداد أجندة الأعمال والخطة الأسبوعية والشهرية
  • استخدام النظم السحابية لاجراء المقابلات على الانترنت ONLINE
  • استخدام النظم السحابية على الانترنت لإدارة الاجتماعات و لتنفيذ العروض التقديمية
  • استخدام برامج واجهزة الاتصال الصوتى والنصى للاتصال بالأخرين من خلال الانترنت

All public courses at ميركوري للتدريب Training Center can be designed and delivered exclusively for a client organisation, allowing great flexibility and accessibility.


Join To Our News Letter